起業家の後方支援「出張専門プロフィールカメラマン」よしだひろふみの公式ブログ

こちらでは、写真や日常的なことに対して本音を書いたブログです。

会社や学校などの「連絡先情報」を合理化できない、機能マヒの組織

「連絡先情報」は変更なければ引き継いで、
変更箇所だけ変えろ。

そんなこともできない堅物は、
単なるヴォケ組織認定。

 

会社(特に公務員系?)や学校など、
多くの場所でやっている

「(緊急)連絡先情報」

はっきり言って、こんなムダなことはない。

 

4月に入ると特に多いが、
初年度に「(緊急)連絡先情報」書くのは問題ない。
当然ノーデータだし、わかる。

問題なのは「2年目以降から」である。
ここで、同じことをさせる時、
内容が同じなら自動的に引き継げば解決する話。
しかし・・・

ヴォケ組織は
「変更の有無問わず、一からすべて書かせる」

というやり方。

ここで書く人にとっては、
「面倒なことやらせんな!」
と思うはずである。

ここで、
「自宅までの略図」を
手書きで書かせるとなったら・・・

「余計に面倒だから!」

と書く側はそう思っているはずである。
そんなもん、Googleマップの印刷でいいじゃん。

 

ここで、
「昨年と同じだから省いていいでしょ?」
などと反論したら
「いや、毎年書かせているから」など
意味不明の理由が返ってくる。

もっとひどいのは、
「コピー不可」など
ますます意味不明なやり方をする。

 

こういう面倒なことをさせること自体、
「何も疑問を持たない組織」はヴォケてるけど、
組織の担当者も同じ。
何も疑問を持たないのは完全ヴァカ。
上司にそういう疑問を持ちかけて、変える努力はしようよ。

(緊急)連絡先情報は、
オンラインなど、データで管理したり、
万一に備え紙媒体としても、残せばいい話。

2年目以降は、
「変更箇所だけ適宜修正すればいいだけ」で、
「変更なしのところは無視すればいい」だけ。

こんなにシンプルなことを
できない組織体があること自体信じられない。

たとえば、
小学校など限定した期間であれば、
同じ学校に在学している期間中、ずっと引き継ぐ。
そして卒業後は、
必要のないデータを削除すればいいだけ。

慣例が悪いわけではない。
「合理的にできるはず」のことを
「やろうとしないこと」が問題だってことに気づくべき。

 

できないのなら「合理化」と一切言わないで、
「業務の複雑化を推し進めます!!」と堂々と公言しよう。
その方がずっと正直だから。
(受ける側の印象は別ですw)

 

ということで、
ぜひやってないところは、
「毎年全部書かせる」という
古典的なやり方しないで、もっと進化しよう。