起業家の後方支援「出張専門プロフィールカメラマン」よしだひろふみの公式ブログ

こちらでは、写真や日常的なことに対して本音を書いたブログです。

【必見!】イベントや講演会を実施する際、計画は必ず作ろう

計画のないイベントや講演会運営はあり得ないし、
内部で混乱してしまい、
お客様の満足度と同時にスタッフの不評を買う。

逆に計画を用意することで、準備などスムーズに運ぶ上に、
それぞれの動きも見えるし、終わりまで動きが取りやすい。

 

<どうして計画を作るのか?>

そんな中私も、
セミナーや講演会スタッフに何度も参加したり、
小さいセミナーの主催も行なった。

「段取り八分」と言われるが、経験から言えることとして、
実施計画があることで、
スタッフの混乱は回避されるからである。

もし、あなたが主催が初めてというなら、
この記事を参考にしてほしい。

 

*ただし、
講演会、イベントなど内容によって大きく異なるので、
下記項目から必要な事項を取って使っても良いが、
赤文字は必須で用意すること。
黒文字は実情に応じて加えれば良い。
(特に「30名以上の講演会」「人数問わず物品を使うイベント」は
持っておくとずっと良い)

あと、内容については、まずは大雑把でいい。
後々必要に応じて、当日までに加筆すればいい。

逆に何もないと、当日忘れ物したなどで混乱するので、
思いついたら確実に入れておくことを勧める。

 

<計画を用意することで得られる6つのメリット>

・用意した物品のロスト回避
・スタッフの動きの見える化により、使いやすくなる
・スタッフ初めての人でも、何をすればいいのかがわかるようになる
・当日の忘れ物回避
・イレギュラー事項が減る
・片付け時に余計な作業が減る

 

<計画作成の際に必要なこと>

目的 : イベントの目的、ゴール
開催日 : 年月日、時間
場所 : 開催場所、アクセス

どんなイベントでも、この3つは絶対に必要です。
これ以外に必要な項目は次のとおり。

 

何を準備する?

物品、消耗品、資材一覧表

一覧表作成の際、

数量
準備方法(「誰かが持ってくる」「会場で借りる」など)
返却の有無(特に会場施設内含み、レンタルする物品)

 

・オペレーティング組織

組織図(指揮系統) *規模による
責任者
副責任者 *規模による
セクションリーダー *規模による
担当者
あと、それぞれの業務内容

 

・タイムライン

担当セクションごとの動き *規模による
準備から片付け終了までの流れを明記

 

危険予測 (安全管理)

想定されるリスクをリスト化
この際、主催者側で可能な対応方法も明記
(会場側で行う対応もあるので、重複しないこと)

 

・お客様の動線確認

イベント規模によるが、
最低でも会場内の「お手洗い場所」の確認と動線は抑えよう
場合によっては平面図を用意すること

 

・会場撤収方法、ゴミの処理、物品の事前搬入、搬出

可否など会場によって異なるので必ず事前に確認すること
(宅急便などが必要な際は、そっちの調整も行うこと)

 

・費用

入金、出費見積 *規模による

 

意外と書くことが多いように思えるが、
先述したとおり、30名規模以上での講演会や、
物品を使う(販売含む)イベントでは、
特に事前準備が必要である。

そのため、当日スムーズに事が運べるように、
計画を作っておき、無事なイベント成功を祈念します。